Olá pessoas lindas… Tudo bem?? E o assunto de hoje é… cronograma.
O cronograma é uma ferramenta muito importante para o uma organizadora de eventos que busca excelência e deveria sê-lo também para todos os fornecedores envolvidos num evento.
Tudo começa e termina (bem ou mal) num bom cronograma. É por meio dele que vocês (casal, pais de debutante, empresários, aniversariantes…), saberão o que, quando e como acontecerá a festa de vocês. É importante que vocês tenham conhecimento do cronograma e mais ainda, é importantíssimo que a pessoa responsável por organizar o seu evento domine o cronograma e busque cumpri-lo à risca.
Evidentemente que para isso ela precisará da sua parceria. Siga-a quando ela disser “Vamos”. Atenda-a quando ela orientar com um “Não temos mais tempo”. Desta forma, vocês estarão prontos para dançar, conversar com os amigos e curtir a sua festa sem atropelos e por um período bastante satisfatório.
O cronograma deve ser aprovado pelos anfitriões e, se assim o foi, tem que ser seguido e respeitado por todos os fornecedores. Sabemos que o cronograma não é, e não pode ser, uma ferramenta engessada, rígida, mas ele precisa existir para dar o norte de quando e em quanto tempo fazer.
Nós organizadoras também devemos ter a consciência de que estamos ali para conduzir sim, mas que a festa é de quem te contratou. Então se sua (seu) anfitriã(o) quer fazer uma mudança, seja flexível. Só não deixe de orientá-la(o) quanto aos prejuízos de tempo, ou de organização mesmo, esta mudança poderá causar. Mas a decisão é sempre dela(e)
Para os fornecedores:
- Leiam o cronograma. Analisem o cronograma. Se houver algum passo que se julgue impossibilitado de cumprir, converse com a organizadora do evento (afinal, foi ela quem produziu o cronograma e também foi com ela que os anfitriões o aprovaram). Uma boa organizadora não titubeará em, após conversar com os donos da festa, ouvir e ceder aos seus argumentos, se forem em benefício do bom andamento do evento.
- Se não leu (acho inadmissível, mas acontece muito mais do que vocês podem imaginar), não diga que leu. Se a organizadora sabe que você não leu, vai te orientar, ainda que a contragosto, pois você deveria sim, ter lido. Caso você diga a ela que leu, ela esperará que você cumpra o cronograma com propriedade.
- Há inúmeras situações que podem interferir no cronograma, inclusive o desejo dos anfitriões. Sendo assim, aguarde o ok da organizadora para iniciar ou encerrar qualquer atividade. Certamente o cronograma foi elaborado com uma margem de tempo que não causará prejuízo ao todo.
- Como disse no post anterior (Visita Técnica), no dia do evento SOMOS TODOS uma única equipe. Conhecer o cronograma certamente evitará que seu trabalho atrapalhe o do colega e vice-versa.
- Quem conduz o cronograma é a organizadora do evento. Sendo assim, se você teve uma excelente ideia e quer alterar alguma coisa que vá influenciar no andamento do evento, consulte, converse, troque ideias antes com a organizadora. Decidam juntos e pensem sempre no que é melhor para os anfitriões, para o evento e não para você isoladamente.
Para a organizadora de eventos
- Envie o cronograma para os demais fornecedores com antecedência. O cronograma enviado na véspera do evento será pouco útil para qualquer fim.
- Confirme a recepção e certifique-se de que tudo está entendido (horários, itens, atribuições…)
- Repasse as atribuições e horários dos fornecedores com calma e esteja disponível e flexível para fazer alguma mudança sugerida, desde que não vá afetar a estrutura do evento e o trabalho de outros fornecedores e, principalmente, desde que seja possível colocar em prática esta sugestão sem quaisquer prejuízos.
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Se quiser saber mais sobre algum assunto relacionado ao maravilhoso mundo dos eventos, fique à vontade para sugerir um assunto. Eu vou adorar escrever sobre o que você quer saber.
Deixe as preocupações conosco e seja seu convidado. Aproveite a vida!! Aproveite a festa!!