Trajes dos convidados de honra

Ser honrada(o) com um convite do casal para ser madrinha / padrinho é um enorme carinho por parte dos noivos, mas esta honraria traz consigo grandes responsabilidades. E a primeira delas é ajustar-se às regras determinadas pelo casal, na maioria das vezes, pela noiva.

A escolha do traje das mães e madrinhas pode ser feita pela noiva. Porém, é prudente que ela se limite a escolha das cores e sugestão de comprimento.

A noiva deve considerar que cada madrinha tem um tipo de corpo e nem sempre o modelo que fica divo em uma ficará bem em outra. Desta forma, cada madrinha escolherá o modelo que a deixe mais confortável e satisfeita com suas formas.

Com a escolha da cor e do comprimento a noiva terá o seu altar seguindo uma tendência americana que é o altar igual, ou seja, todas as madrinhas com a mesma cor de vestido.

Outra tendência que também vem sendo muito utilizada é a do altar degradê. A noiva escolhe um tom e pede as suas madrinhas que usem vestidos naquele tom. Na hora do cortejo, a organizadora de eventos pode, por exemplo, ordenar as madrinhas do vestido mais claro para o mais escuro, o que dará um efeito muito especial e bonito ao altar, sem contar que resultará em fotos mais interessantes.

Vale lembrar também que, em quaisquer dos casos acima, as mães da noiva e do noivo, devem se destacar das madrinhas, usando um tom mais claro ou um tom mais escuro do que o escolhido para as madrinhas.

Caso a noiva decida por deixar livre também a escolha da cor, uma regrinha básica de etiqueta não deve ser negligenciada: a mãe da noiva e a mãe do noivo (nesta ordem) têm a prioridade para a escolha de modelos ou cores. Por isso, madrinhas, consultem sempre as mães ou a organizadora, antes de escolherem seus vestidos.

Dica importantíssima: convidada, ainda que seja convidada de honra (mãe ou madrinha), não deve usar branco ou a mesma cor do vestido da noiva. Preto, somente se a noiva optar por esta cor nas madrinhas. Se não for sugestão da noiva, evite.

Muito usual nos dias atuais é pedir aos padrinhos que usem a gravata da mesma cor do vestido de sua companheira de altar.

Os padrinhos devem usar o mesmo tipo de traje escolhido pelo noivo, porém não devem usar a mesma cor. Se o noivo decide por preto, os padrinhos podem utilizar trajes cinza ou chumbo.

Da mesma forma que os trajes, os acessórios de mães, pais, madrinhas e padrinhos também podem ser sugeridos pela noiva. Um corsage, uma gargantilha, uma bolsa, um modelo ou cor de relógio… podem ser padronizados pela noiva.

Um último alerta… Não se permita resvalar na linha tênue que existe entre a ousadia e a avidez por destaque e brilho. Este é o momento de ser elegante. Madrinhas e padrinhos devem destacar-se dos demais convidados, por isso são chamados de convidados de honra, mas jamais devem ser mais notados do que os noivos.

Se os noivos não determinarem / sugerirem os trajes e acessórios, evite decotes muito generosos, fendas profundas, vestidos com muito brilho e cores extravagantes para a ocasião.

 

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A negociação

Olá pessoas lindas… Tudo bem??

Hoje o assunto é negociação. Quais são os limites? O que pedir? Como pedir?

Ao longo desses anos como organizadora de eventos tenho passado por situações e ouvido histórias que poderiam ser engraçadas se não fossem marcadas por um profundo desrespeito com o trabalho de fornecedores da área de eventos.

Até entendo que muitas pessoas têm a ilusão de que preparar, organizar, planejar, gerenciar uma festa seja apenas diversão. Mas estejam certos, é, verdadeiramente, apenas uma ilusão.

Uma festa para 20 pessoas, uma festa para 200 pessoas, uma festa para 2.000 pessoas, guardadas as devidas proporções são eventos trabalhosos, e que necessitam de um planejamento minucioso, de muita atenção aos detalhes, de muito carinho e profissionalismo ao cuidar do sonho dos anfitriões, de uma extrema dedicação a cada etapa da organização…

É muito comum (e muito triste) ouvir a frase “Mas é uma coisa muito simples, preciso apenas de alguém que organize as coisas para mim.” Ou “Mas são apenas 50 convidados.” Ou “Eu já contratei tudo, você não vai ter trabalho algum.” Ou ainda “Nossa, mas eu conheço alguém que faz por $$…”. E aqui estou me impondo aos limites da minha ocupação. Mas também conheço coisas absurdas que já foram ditas para proprietários de buffets, músicos, bares, decoradores e outros profissionais da área.

Para cada pergunta uma resposta… Que pode ser doce ou não:

  • Mas eu só preciso de alguém que organize as coisas para mim

R: Se você precisa de alguém que faça para você, é porque não é tão simples assim ou porque você se reconhece com pouca habilidade para dar conta da tarefa.

Neste caso, valorizar o que você sabe que não conseguirá fazer sozinha(o), é no mínimo, educado.

  • Mas são apenas 50 convidados

R: Nem sempre o número de convidados é determinante para o custo. Um cardápio mais elaborado para 50 pessoas pode ser mais oneroso do que um cardápio mais simples para 100 pessoas

  • Eu já contratei tudo, você não vai ter trabalho algum

Este é um dos maiores pesadelos das assessoras. Quando o cliente já vem com todos ou parte dos fornecedores contratados, a química, o entendimento, a empatia entre eles pode ficar seriamente comprometida e acabar dando mais trabalho do que se fossem todos conhecidos e vibrassem na mesma sintonia.

  • Nossa, eu conheço alguém que faz por $$…

Contrate. Se você conhece alguém que faz por menos com a mesma qualidade, com a mesma preocupação, com o mesmo profissionalismo, com o mesmo cuidado. Contrate. Eu também conheço alguém que pagaria $+$+…

O cuidado na negociação é uma recomendação que vai além das vantagens financeiras que podem ser obtidas com ela. É também uma questão de valorização, de empatia, de educação, eu diria.

Por isso seguem algumas dicas para fazer um amigo, mesmo que não feche negócio com o profissional

Não menospreze

Se você precisa deste profissional, é porque em algum momento do seu planejamento, você percebeu que não é possível fazer o seu evento sem ele. E este profissional sabe quais são os seus custos, a qualidade de sua mão de obra, a importância dos seus serviços e as contas que precisará pagar ao final do mês.

Não minimize

Cada profissional tem uma percepção sobre o seu negócio e sobre a prestação de seu serviço. Se você chegou até ele, é porque ele tem valor. Se você acha que ele está com um custo além do seu orçamento, perceba que é o seu orçamento que está inadequado ao serviço dele e não o contrário.

O profissional é que sabe o valor do serviço que presta

Não tente auferir preço a um serviço que você não conhece. Antes de tentar precificar o serviço alheio, busque conhecê-lo, e, se ainda assim achar que o valor não está justo, procure outro profissional com o mesmo perfil, com a mesma qualidade.

Negocie

Negociar é diferente de pechinchar. Nem sempre o resultado de uma negociação é um valor mais baixo. Uma negociação pode resultar por exemplo num prazo de pagamento mais elástico, ou na inserção de um serviço que não estava originalmente no descritivo. Esteja certo(a) de que sempre que um fornecedor responsável e honesto baixar um determinado custo, ele vai suprimir um determinado serviço. Não é possível para uma orquestra, por exemplo, cobrar o valor de um violão e te oferecer uma harpa

Não tente se livrar de serviços para obter menores preços

Um descritivo é um documento em que seu fornecedor diz tudo o que vai fazer. O valor cobrado é por aquele pacote de serviços. Excluir um serviço ou outro, não necessariamente, significa que ele vai baixar o valor. É uma decisão que pertence ao fornecedor e não a você. Desconstruir um descritivo, não significa chegar a um valor menor.

Entenda que quem precifica é o fornecedor

Negocie, proponha, faça contra-propostas, mas ao perceber que seu fornecedor chegou ao limite, não insista. Bons fornecedores têm bem claras suas margens de negociação e sabem que se ultrapassarem esta linha, poderão prejudicar, e muito, a qualidade do serviço que se propuserem a prestar para você. E é claro que não é isso que você quer. Você tem todo o direito de pedir… E o fornecedor tem todo o direito de dizer não.

Seja coerente

Como você agiria, caso os papéis fossem trocados. Se, ao invés de comprador, você fosse o vendedor. Até onde você permitiria que seu cliente fosse. Pratique a troca de lados, a coerência nas propostas e, certamente, suas negociações serão mais justas para ambos os lados e mais produtivas

 

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O poder da indicação

Olá pessoas lindas. Tudo bem?

Nosso bate papo de hoje será sobre indicações. Sim, elas têm poder.

O primeiro grande poder da indicação é a qualificação. Quando fazemos uma indicação para vocês casal, para vocês pais de debutante, você já irá até o profissional indicado sabendo que ele te atenderá com um cuidado ainda maior. Ele precisa honrar a indicação que fizemos. Isso dará a ele a responsabilidade de te oferecer um tratamento exemplar.

O segundo poder da indicação é o de facilitar a negociação. Ao chegar numa empresa indicada e propor uma negociação, tenha certeza que ela virá. Talvez não na medida em que você almeja ou precisa, mas a negociação será mais fácil. O profissional (pelo menos a maioria) sabe que a indicação de uma assessora não se encerra quando você, cliente vira as costas. Se o atendimento dado a você for excelente, se a negociação for proposta ou pelo menos discutida… certamente outras indicações virão. E é disso que vivemos. De indicações. De pessoas que assinam embaixo de nosso trabalho.

Terceiro poder da indicação é transformar a sua festa num evento fluido. É claro que não podemos escolher com quem trabalhamos, mas trabalhar com um colega que sabemos, não presta um bom serviço, ou que é antipático, ou que tem dificuldade de colaborar com o todo, é muito desagradável.

Ao indicarmos um fornecedor, certamente indicaremos alguém com quem temos afinidade, que sabemos que honrará a máxima “no dia do evento, somos todos, uma única equipe”, que temos a certeza de que honrará os compromissos assumidos e que acima de tudo, estará lá para agradar, para arrancar sorrisos, para prestar um serviço de absoluta excelência para a pessoa mais importante do evento: você. Que investiu em nosso trabalho e que tem que ter o retorno de um evento impecável.

Por esses motivos é sempre recomendável que você contrate sempre os profissionais indicados pela sua assessoria. Desta forma você terá muito mais tranquilidade e a certeza de que sua festa, seu evento, fluirá de maneira leve.

E para desmistificar… Nem sempre uma assessora indicará um profissional porque ele vai oferecer a ela alguma compensação financeira – o famoso e polêmico BV. A obrigação da assessora é pensar primeiramente em você cliente, na sua satisfação, se o profissional indicado está adequado ao seu perfil, se está dentro do budget que você propôs, se tem a personalidade que você deseja imprimir ao seu evento, se é um profissional confiável… Estas devem ser as considerações iniciais e anteriores à indicação. Se não for assim, tenha certeza: você escolheu a assessora errada.

Se você tem alguma dúvida se a(o) sua(seu) assessor(a) é remunerado pelas indicações que faz, não tenha medo, pergunte de maneira objetiva e direta. Se for um profissional sério, capacitado, responsável ele não terá medo de te dizer a verdade e justificará com tranquilidade e segurança a sua opção.

 

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A Importância de informar o seu budget

Olá pessoa lindas… Tudo bem?

Vamos falar sobre seu orçamento para o evento?

Alguns casais se sentem desconfortáveis em dizer para a organizadora do seu evento, para o gerente do buffet, para a coordenadora da casa de festas ou para qualquer outro profissional que pergunte, qual o valor que têm reservado para investir no casamento.

Outros preferem dizer que têm $30.000, quando na verdade têm $40.000. E também há os que caminham na direção inversa – dizem que têm $40.000 e têm $30.000.

Estes pensam que informando um valor maior do que o real aumentarão seu poder de negociação e poderão ter uma festa melhor, e aqueles acham que os profissionais do segmento de eventos, farão propostas mirabolantes se você disser realmente o quanto de verba tem para injetar no seu evento.

Evidentemente, isso depende dos profissionais que você deseja contratar para o dia mais importante da sua vida, mas, via de regra, fazemos esta pergunta para saber o que propor para vocês.

No caso do buffet, por exemplo… Eles já saberão exatamente que cardápio propor e como ele poderá ser, eventualmente adaptado, a partir da verba informada. Ou ainda, se o cardápio que vocês desejam cabe no seu orçamento e, a partir daí, fazer composições que possam aproximar-se dos seus desejos com uma proposta financeira mais adequada a sua verba.

No caso da organizadora do seu casamento, é absolutamente imprescindível saber qual é o seu real potencial financeiro. Somente a partir desta informação ela poderá direcionar vocês para os fornecedores corretos e que estejam alinhados as suas aspirações (e possibilidades) de fato.

Sabemos que o orçamento pode variar ao longo do planejamento. Sabemos que é uma ferramenta mutável. Sabemos que ao longo da preparação do seu Big Day ele pode aumentar, ou diminuir (sniff..). Mas a Organizadora do seu casamento precisa desta informação de forma honesta e clara.

Ela não poderá ser responsabilizada se apresentou a você uma decoradora que cobra $x+ pelo serviço que presta, baseada nas informações que você passou, e na verdade o seu budget te permite investir $x neste item. Por $x+ você terá uma qualidade, um acompanhamento, um apoio, uma consultoria que certamente não caberão no valor de $x. Perderemos um tempo precioso já que deixamos de buscar o fornecedor correto e vamos nos desgastar tentando fazê-lo chegar num valor que já sabemos, ele não vai alcançar.

E o contrário também é verdadeiro: se você diz que tem $x+ e tem $x, está assumindo o risco de receber indicações de fornecedores que estão aquém do seu gosto, da qualidade que você busca, do comprometimento que você espera ou do valor que você, de verdade, pode investir.

Lembre-se também que, uma indicação, é uma ferramenta preciosa, que certamente vai facilitar muito a sua vida, mas precisa estar baseada em informação correta. Assertividade é importante e necessária e só será alcançada se você, enquanto cliente, munir seus fornecedores com informação correta.

A relação entre você e a Organizadora do seu evento é (ou deveria ser) uma relação de confiança. Ela tem como obrigação ética, manter o sigilo sobre as informações que você fornecer. Então não se preocupe de dizer a verdade a ela. É importante e necessário que ela saiba, até para te direcionar para os lugares, e pessoas corretas.

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CRONOGRAMA

Olá pessoas lindas… Tudo bem?? E o assunto de hoje é… cronograma.

O cronograma é uma ferramenta muito importante para o uma organizadora de eventos que busca excelência e deveria sê-lo também para todos os fornecedores envolvidos num evento.

Tudo começa e termina (bem ou mal) num bom cronograma. É por meio dele que vocês (casal, pais de debutante, empresários, aniversariantes…), saberão o que, quando e como acontecerá a festa de vocês. É importante que vocês tenham conhecimento do cronograma e mais ainda, é importantíssimo que a pessoa responsável por organizar o seu evento domine o cronograma e busque cumpri-lo à risca.

Evidentemente que para isso ela precisará da sua parceria. Siga-a quando ela disser “Vamos”. Atenda-a quando ela orientar com um “Não temos mais tempo”. Desta forma, vocês estarão prontos para dançar, conversar com os amigos e curtir a sua festa sem atropelos e por um período bastante satisfatório.

O cronograma deve ser aprovado pelos anfitriões e, se assim o foi, tem que ser seguido e respeitado por todos os fornecedores. Sabemos que o cronograma não é, e não pode ser, uma ferramenta engessada, rígida, mas ele precisa existir para dar o norte de quando e em quanto tempo fazer.

Nós organizadoras também devemos ter a consciência de que estamos ali para conduzir sim, mas que a festa é de quem te contratou. Então se sua (seu) anfitriã(o) quer fazer uma mudança, seja flexível. Só não deixe de orientá-la(o) quanto aos prejuízos de tempo, ou de organização mesmo, esta mudança poderá causar. Mas a decisão é sempre dela(e)

Para os fornecedores:

  1. Leiam o cronograma. Analisem o cronograma. Se houver algum passo que se julgue impossibilitado de cumprir, converse com a organizadora do evento (afinal, foi ela quem produziu o cronograma e também foi com ela que os anfitriões o aprovaram). Uma boa organizadora não titubeará em, após conversar com os donos da festa, ouvir e ceder aos seus argumentos, se forem em benefício do bom andamento do evento.
  2. Se não leu (acho inadmissível, mas acontece muito mais do que vocês podem imaginar), não diga que leu. Se a organizadora sabe que você não leu, vai te orientar, ainda que a contragosto, pois você deveria sim, ter lido. Caso você diga a ela que leu, ela esperará que você cumpra o cronograma com propriedade.
  3. Há inúmeras situações que podem interferir no cronograma, inclusive o desejo dos anfitriões. Sendo assim, aguarde o ok da organizadora para iniciar ou encerrar qualquer atividade. Certamente o cronograma foi elaborado com uma margem de tempo que não causará prejuízo ao todo.
  4. Como disse no post anterior (Visita Técnica), no dia do evento SOMOS TODOS uma única equipe. Conhecer o cronograma certamente evitará que seu trabalho atrapalhe o do colega e vice-versa.
  5. Quem conduz o cronograma é a organizadora do evento. Sendo assim, se você teve uma excelente ideia e quer alterar alguma coisa que vá influenciar no andamento do evento, consulte, converse, troque ideias antes com a organizadora. Decidam juntos e pensem sempre no que é melhor para os anfitriões, para o evento e não para você isoladamente.

Para a organizadora de eventos

  1. Envie o cronograma para os demais fornecedores com antecedência. O cronograma enviado na véspera do evento será pouco útil para qualquer fim.
  2. Confirme a recepção e certifique-se de que tudo está entendido (horários, itens, atribuições…)
  3. Repasse as atribuições e horários dos fornecedores com calma e esteja disponível e flexível para fazer alguma mudança sugerida, desde que não vá afetar a estrutura do evento e o trabalho de outros fornecedores e, principalmente, desde que seja possível colocar em prática esta sugestão sem quaisquer prejuízos.

 

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Visita Técnica

Visita Técnica

Olá pessoas lindas… Tudo bem?? Hoje vamos falar um pouquinho sobre a Visita Técnica.

Pesadelo para muitos fornecedores, um monstro de sete cabeças para outros, frescura para alguns, mas um instrumento absolutamente indispensável para o sucesso de qualquer evento, de qualquer tamanho.

É fato, que algumas categorias de fornecedores podem ser dispensadas da VT, mas mesmo estes que não são obrigados a estar na visita técnica por força da natureza decisiva de sua prestação de seus serviços, podem ter resultados muito melhores se comparecerem a ela e podem, também, dar contribuições valiosas para o bom andamento do evento.

Há fornecedores que julgo absolutamente indispensáveis na Visita Técnica. Pergunto: como um decorador pode achar desnecessária a sua participação numa Visita Técnica. Ele é que pode, não só opinar, como também, e principalmente orientar o que vai onde, como direcionar o fluxo de pessoas, que tipo de arranjo ficará melhor onde, o que o espaço exige de decoração, que defeitos poderão ser transformados em efeitos a partir de um bom trabalho de decoração e/ou cenografia, que espaços poderão ser valorizados, qual a possibilidade (e a dosagem certa de ousadia), entre outras coisas tão e igualmente importantes.

“Ah, mas eu já conheço o espaço.” “Já fiz muitos eventos neste salão.” “Fiz um evento neste espaço na semana passada.”

Queridas(os)… cada evento é um evento, cada anfitrião é um anfitrião, cada evento tem sua dinâmica própria e suas particularidades. Desculpem! Isso é preguiça e não é uma atitude que pode ser relacionada a um bom profissional.

Outro profissional que acho que não pode faltar na visita técnica é o buffet. Na VT o profissional responsável pelo buffet poderá verificar qual a melhor maneira de executar o serviço no que diz respeito ao número de garçons, divisão das praças, localização das ilhas ou pontos de alimentação, verificar as necessidades em relação ao deslocamento dos garçons, definir/ajustar os materiais e utensílios que serão utilizados…

DJ/Banda também não podem faltar. Não basta decidir onde ficarão. Quais são suas necessidades de espaço? Onde montaremos a pista? Há necessidade de palco ou apenas um praticável é suficiente? O local em que eles pensaram ficar incialmente não vai atrapalhar o serviço de buffet, por exemplo? Está próximo às tomadas que necessitarão para a boa prestação de serviço? Necessitarão de extensões? Como elas serão utilizadas? A fiação ficará aparente ou há como escondê-la? A altura da estrutura é compatível com o pé direito do espaço?

Gosto muito da participação de cinegrafistas e fotógrafos. Acho que por meio da Visita Técnica eles podem assimilar e até mesmo sugerir a dinâmica para alguns momentos da cerimônia ou recepção, além de ter valiosos insights sobre locais e possibilidades de fotos, tornando ainda melhor o resultado final das fotos e/ou filmes.

Nos eventos que conduzo, sempre explico para estes profissionais a importância da presença deles na Visita Técnica. Muitas vezes sem sucesso, pois ainda há prestadores de serviço que acham que a Visita Técnica é bobagem, é frescura da assessora ou coisas do tipo. Me perdoem, mas creio sinceramente que um profissional que se recusa a uma visita técnica, não está preocupado com seu cliente, ou com a qualidade do evento que vai entregar. Para ele, é apenas mais um evento, mais uma festa, mais um cliente. E minha crença é que realizo O EVENTO, A FESTA e que tenho O CLIENTE. Sempre únicos!

Além de intimar os profissionais acima para a Visita Técnica, também convido os demais. Ter o domínio do evento, saber o que e como vai acontecer, é obrigação de todos os profissionais contratados. Afinal de contas, os profissionais que já trabalharam comigo, conhecem a minha máxima: No dia do evento, não há espaço, buffet, fotografia e assessoria…. Somos TODOS uma única equipe e nosso objetivo é fazer brilhar os olhos dos anfitriões e arrancar suspiros dos convidados.

 

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